Hoe plan je een trouwfeest met een beperkt budget?

Krijg je al klamme handjes als je denkt aan het kostenplaatje van je huwelijksfeest? Geen zorgen, er zijn heel wat manieren om je budget aanzienlijk te beperken. Hieronder vind je onze tips en tricks.

Stap 1: Maak een gastenlijst

Een intiem feest met enkel je naaste familie en beste vrienden is niet alleen knus en persoonlijk, maar ook lief voor je portemonnee. Steeds meer koppels opteren voor een kleiner trouwfeest. Je bespaart er meteen een hoop organisatiestress mee. Je moet minder mensen inlichten, minder uitnodigingen versturen en minder RSVP’s bekijken. Bepaal allereerst samen met je partner het aantal gasten. Die beslissing heeft namelijk een invloed op zowat alles van je feest. Stel zo snel mogelijk een lijst op met iedereen die je graag wilt uitnodigen. Je kan ze dan meteen opdelen in groepjes: de ‘essentiële’ gasten, de ‘zeer gewenste’ gaste, en de ‘nice to haves’. Daar kan je later op terugvallen als je toch zou moeten snoeien in je gastenlijst.

Stap 2: Budgetteer en prioritiseer

Bepaal eerst en vooral je totaalbudget, en reken daar zeker je huwelijksreis bij. Wanneer je een getal in gedachten hebt, kan je het onderverdelen in categorieën. Hoeveel voorzie je voor je jurk, het eten en drinken, de decoratie, de locatie,…? Op een huwelijk kan je in principe geen minimum- of maximumbedrag plakken, maar de grootste hap uit een trouwbudget is steevast de locatie en de catering.

Stap 3: Kies de datum en de locatie van het feest

Als je op de locatie van je feest kan besparen, zal dat een grote impact hebben op je budget. Misschien heeft iemand van je familie of vrienden wel een mooi domein ter beschikking. Wie wil kan ook vrienden en familie thuis uitnodigen of een mooi restaurant afhuren... Als je toch een echte trouwlocatie besluit te boeken, kan je best zo snel mogelijk een datum en locatie bepalen. Dan heb je het meeste kans op een goede prijs-kwaliteitsverhouding. Leg de locatie zeker een jaar tot twee jaar op voorhand vast. Vraag ook of er meubilair en personeel is inbegrepen in de prijs. Zo kom je later niet voor onaangename verrassingen te staan. Trouw bij voorkeur niet op zaterdag. Dat is dé trouwdag bij uitstek en dus ook de meest dure dag. Steeds meer koppels kiezen om te trouwen op een vrijdag of op de avond voor een feestdag om de kosten te drukken. Trouw buiten het seizoen. De lente en zomer zijn de populairste seizoenen (zeker de maanden mei en september). Plan het officiële gedeelte op een andere dag dan het feest. Een burgerlijk huwelijk is op een weekdag meestal veel goedkoper dan in het weekend.

Stap 4: De kleren maken de man (of vrouw)

De kleding van de bruid en bruidegom blijft voor een groot of klein huwelijk hetzelfde. Begin je zoektocht op tijd en profiteer van de solden of van speciale promoties (ook bruidswinkels hebben vaak interessante kortingen). Je kan je trouwjurk trouwens ook huren in plaats van kopen en zo meteen een aanzienlijk stuk budget besparen. Wil je meer weten over hoe je de perfecte trouwjurk vindt? Lees dan zeker deze blogpost eens.

Stap 5: Laat je gasten hun steentje bijdragen aan het feest

Huwelijksfunding, een cadeaulijst voor de organisatie van je feest is DE trend van het moment. Koppels zetten namelijk steeds later de grote stap. Ze wonen meestal al een tijd samen en zijn niet noodzakelijk op zoek naar een traditionele huwelijkslijst met materiële cadeaus. Maar wat als je gasten nu eens bijdroegen aan de mooiste dag van je leven? Je vindt een mooi voorbeeld op onze website: https://www.kadolog.com/nl/list/de-dag-van-ons-leven

Een digitale enveloppendoos is ook een leuke oplossing. Het grote voordeel is dat je de bedragen van je gasten ontvangt nadat je de uitnodiging verstuurt en dus vóór het feest. Je gasten weten ook waaraan ze concreet bijdragen en zijn daardoor vaak genereuzer. Je familie en vrienden kunnen kiezen uit een overschrijving of een online betaling en jij krijgt alle bedragen op je rekening gestort. Je kan daarna zelf beslissen waarvoor je het geld gebruikt. (website: www.kadolog.com)

Stap 6: De uitnodiging

Verstuur je graag een echte uitnodiging per post? Kleine tip: verzend eerst een save the date met jullie trouwdatum. Zo kunnen je gasten die dag alvast vrijhouden. De uitnodiging volgt ten laatste zes weken voor het huwelijk. Op Pinterest vind je zeker inspiratie voor het maken van eigen kaartjes (Canva is ook een leuke website). Je kan je uitnodigingen ook met de hand schrijven. Een gepersonaliseerd tekstje valt ongetwijfeld in de smaak bij je gasten. Een heel budgetvriendelijke optie is een uitnodiging per e-mail. Dat wordt steeds vaker gedaan. Het is namelijk handig, tijdbesparend en goed voor het milieu. Zo kan je met Mailchimp gratis een uitnodiging sturen naar maximaal 2.000 personen en kunnen je gasten ook meteen antwoorden. Je kan ook een eenvoudige website creëren op Wix.com of een Google Form gebruiken, een soort invulformulier dat automatisch alle antwoorden voor jou verzamelt.

Kleine details met een grote impact op je budget

De decoratie: je kan heel wat decoratie zelf maken. Zoek op Pinterest ‘DIY wedding decoration’ op, en je krijgt een ton aan inspiratie voorgeschoteld. Er bestaan ook tweedehandswebsites speciaal voor trouwfeesten. Neem de tijd om verschillende winkels of webshops te bekijken en vergelijk de prijs voor huren en aankopen. Soms is het goedkoper om iets te kopen en achteraf terug door te verkopen dan om te huren. Kies voor kaarsen in plaats van bloemen. Bloemen zijn heel duur en in de kerk heb je er hooguit een uurtje genot van. Of ga op zoek naar mooie groene planten, dat is een heel voordelige optie en zeker even mooi als bloemen. Zoek decoratie in de natuur: mooie klimop, gedroogde bladeren, veldbloemen,...

De catering: Beperk de hoeveelheden. Vaak verzuchten huwelijksgasten dat ze te veel hebben gegeten op een feest. Focus je daarom op het essentiële en ga voor kwaliteit boven kwantiteit. Een buffet is financieel interessanter dan een maaltijd die aan tafel wordt geserveerd. Aarzel niet om de keukenprinsen en -prinsessen onder je familie en vrienden om hulp te vragen. Ook foodtrucks zijn een voordelige, en zeer trendy, optie.

Drank: Probeer het aantal soorten alcoholische dranken te beperken, dat is ook een grote budgetvreter. Een goede rode wijn, een witte wijn, een sangria en een lekker biertje is vaak voldoende om iedereen tevreden te stellen. Op de receptie kan je een goede cava of schuimwijn schenken in plaats van champagne. Ga zeker op zoek naar een brouwer die ongeopende flessen weer terugneemt. Lees hier onze blog met tips over hoeveel drank je moet voorzien. 

Er zijn dus heel wat eenvoudige tips & tricks om je trouwbudget aanzienlijk te beperken. Een feest vol liefde, mooie woorden en fijne attenties, omringd door familie en vrienden die jullie graag zien... Dat is wat een trouwdag speciaal maakt, niet het bedrag dat je eraan uitgeeft.

Veel plezier tijdens de voorbereidingen!